Lukander Ruohola HTO keskitti hajanaiset sopimukset turvalliseen pilveen

Asianajoyrityksen sopimukset olivat hajallaan yrityksen viidessä eri toimipisteessä. Aivan.ai:n sopimushallinnan pilvipalvelu keskitti dokumentit samaan paikkaan ja paransi tiedonhakua merkittävästi.

Asianajotoimisto Lukander Ruohola HTO on noin 40 hengen yritysjuridiikkaan keskittynyt asianajotoimisto, jolla on toimipisteet Suomessa viidellä paikkakunnalla. Toimialastaankin johtuen sopimukset ovat yritykselle merkittävässä asemassa, mutta käytännössä ennen Aivanin palvelun käyttöönottoa sopimuksia säilytettiin usein yksittäisissä toimipisteissä.

Sopimustiedon hajaantumisen vuoksi esimerkiksi kokonaiskuvan saaminen oli haastavaa sekä tiedonhakuun meni usein liikaa aikaa. Tarvittavan sopimuksen etsimiseen ja oikeaan paikkaan toimittamiseen saattoi pahimmillaan kulua useita tunteja.

Aivan.ai palvelun ansiosta saimme koko organisaation sopimukset erillisistä toimipisteistä keskitettyyn paikkaan. Nyt kokonaiskuva sopimuksista on selkeä ja yksittäisen sopimuksen löytäminen merkittävästi lähtötilannetta parempi.”- Jarkko Ruohola,

toimitusjohtaja, Lukander Ruohola HTO

 

Sopimukset helposti ja turvallisesti pilveen

 

Lukander Ruohola HTO valitsi Aivan.ai:n sopimustenhallintaratkaisun käyttöönsä. Pilvipohjainen palvelu tarkoitti sitä, että jatkossa sopimukset olisivat tallessa keskitetyssä paikassa, johon juuri halutuilla henkilöillä on pääsy milloin ja mistä vain.

Keskitetyn sopimushallinnan jalkauttaminen tarkoitti käytännössä sopimustiedostojen lataamista pilvipalveluun – mittavampaa IT-kehitysprojektia ei tarvittu. Suuriin sopimuskokonaisuuksiin kuuluvat lukuisat liitteet koottiin yhdeksi nipuksi, jolle latausvaiheessa valittiin yksi pääsopimus. Tämä helpottaa suurienkin kokonaisuuksien hallintaa.

Aivan.ai:ta käyttäessäni kiinnitin huomiota etenkin sen helppokäyttöisyyteen. Palvelu on selkeä ja hyvin käyttäjäystävällinen. Yksinkertainen otsikointi ja selkeät käskytoiminnot tekivät käyttökokemuksesta miellyttävän.” Anni Laukkanen, lakimiesharjoittelija ja Aivan.ai:n pääkäyttäjä, Lukander Ruohola HTO

 

Tarvittava tieto löytyy nopeasti

 

Latauksen yhteydessä Aivan.ai analysoi sopimukset automaattisesti. Kun sopimus on lähetty järjestelmään, sopimusten sisältämää tietoa pystyy jatkossa etsimään tehokkaasti kattavalla sanahaulla ja hakutulosten rajauksella.

Googlemainen haku koko sopimuskantaan on todella tehokas ja yllätti toimivuudellaan.”  – Anni Laukkanen

Jatkossa kaikki sopimusten omistajat voivat itse helposti lähettää sopimuksensa palveluun. Kun sopimusten syöttäminen on mahdollisimman vaivatonta, työvaihe ei jää roikkumaan eikä erilliselle arkistointiroolille ole enää tarvetta.

 

Onko teillä sopimukset solmussa?

Hei! Olen Jussi Karttila, Aivan Innovationsin toimitusjohtaja. Olen mielelläni avuksi jos teillä tuhlataan aikaa ja rahaa huonosti hallittujen sopimusten kanssa. Aloitetaan puhelinsoitolla ja kartoitetaan tilanteenne. Ota yhteyttä: jussi.karttila@aivan.ai tai puhelimella 0400 199 528.

© 2018 Aivan Innovations. All Rights Reserved. Privacy policy | Terms and conditions

Joukahaisenkatu 6, 7th floor, Turku, Finland – contact@aivan.ai

Tel: +358 45 7874 5040