Lyyti

Lue miten Aivan.ai säästi Lyytille 30 000 euroa ottamalla sopimukset haltuun

Lyyti menetti hajanaisen sopimusdatan vuoksi yli 30 000 € vuodessa. Aivan.ai:n sopimushallinta automatisoi sopimusten ylläpidon. Nyt sopimukset löytyvät nopeasti ja Lyyti voi helposti karsia turhat kustannukset pois.

Lyytin verkkopalvelun kautta organisoidaan vuosittain yli 50 000 tapahtumaa ympäri maailmaa ja palvelulla on yli 10 000 käyttäjää kymmenissä eri maissa. Yrityksen asiakas- ja henkilöstöhallinnan sopimukset olivat hyvässä järjestyksessä, mutta esimerkiksi erilaiset hankintasopimukset olivat hajallaan ympäri organisaatiota.

Yrityksellä ei ollut selkeää kokonaiskuvaa voimassa olevista ja vanhenevista sopimuksista. Tällöin esimerkiksi jatkuvia kustannuksia tuovien palveluiden määrä ja todellinen tarve ei ollut johdon tiedossa.

Sopimusdatan piiloutuminen eri käyttäjätileille, luottokorteille ja sähköposteihin maksoi meille pahimmillaan 30 000 € vuodessa.”- Petri Hollmén, Lyytin toimitusjohtaja

Lyyti pyrki itse selvittämään tilannetta keräämällä projektiluonteisesti sopimuksia organisaation uumenista. Tämä toikin kertaluonteisesti merkittäviä kustannussäästöjä, kun tarpeettomia ja päällekkäisiä sopimuksia voitiin irtisanoa. Arki kuitenkin osoitti nopeasti sen, että haasteet sopimustietojen ajan tasalla pitämisessä jatkuivat.

Aivanin sopimustenhallinta automatisoi ylläpidon

Lyyti päätti ratkaista sopimusongelmansa ottamalla käyttöön Aivan.ai:n sopimustenhallintaratkaisun. Aivanin tekoälyyn perustuva ratkaisu otettiin käyttöön kaikille sopimuksille lukuunottamatta asiakas- ja työsopimuksia, jotka olivat entuudestaan jo hyvin hallinnassa.

Siirtymä Aivanin ratkaisuun alkoi vastuiden ja prosessin suunnittelulla. Kenelle luodaan pilvipalvelun käyttäjätunnukset? Mitä oikeuksia käyttäjille annetaan? Miten kaikki uudet sopimukset jatkossa lisätään järjestelmään?

Avainasemassa oli sopimusten syöttämisen vaivattomuus. Käytännössä Lyyti päätti, että koko organisaatiota ohjeistetaan yksinkertaisesti lähettämään uudet sopimukset määrättyyn sähköpostiosoitteeseen. Tämän jälkeen sopimukset ohjautuvat Aivanin palvelussa Lyytin Contract Managerin tilille, joka tarkistaa sopimuksen ja hyväksyy sen järjestelmään. Samassa yhteydessä sopimuksille voi syöttää erilaisia aktiviteetteja varmistamaan sen, että esimerkiksi päättymispäiviin osataan reagoida ajoissa.

Kaikki sopimukset helposti löydettävissä

Nyt Lyytillä ollaan tyytyväisiä siihen, että kaikki sopimukset löytyvät helposti yhdestä pilvipalvelusta. Turhat sopimukset voi helposti katkaista ja tärkeiden sopimusten jatkuvuus voidaan luotettavasti varmistaa.

Aivan.ai:n avulla riittää, kun uuden sopimuksen Lyytissä tehnyt henkilö lähettää tuon sopimuksen sähköpostilla eteenpäin. Tekoäly hoitaa lähes kaiken muun. Nyt meillä on jatkuvasti hyvä käsitys siitä, mitä sopimuksia Lyyti on solminut.” – Juhani Siro, Contract Manager, Lyyti

 

Lue seuraavat asiakastarinat

Ota sopimukset haltuusi

Aivan.ai toimii mainiosti myös sähköisesti allekirjoitettujen sopimusten kanssa.

Aivan.ai tallentaa ja arkistoi kaikki sopimuksesi pilvipalveluun turvallisesti ja ilman vaivannäköä. Voit selailla sopimuksia ja löytää tietoja helposti, jakaa pääsyoikeuksia tiimillesi ja pysyä ajan tasalla automaattisten muistutusten ansiosta.

Säästä aikaa ja vaivaa

Muista tärkeät sopimuspäivät

Löydä yksityiskohdat nopeasti

Jaa pääsy tiimisi jäsenille

Nopea pilviasennus, ei erillistä IT-projektia