Futurice

Aivanin tekoäly täydentää Futuricen sopimushallinnan

Futurice halusi uudistaa koko sopimustenhallintansa. Aivanin helppokäyttöinen sopimushallinta hoitaa jatkossa sopimusten arkistoinnin, integroituu muihin järjestelmiin ja avaa mielenkiintoisia tulevaisuuden mahdollisuuksia.

Futurice on johtava ohjelmistopalveluita tarjoava yritys, joka työllistää yli 500 asiantuntijaa kahdeksassa eri toimipisteessä Suomessa, Isossa-Britanniassa, Saksassa, Ruotsissa ja Norjassa. Sadat asiakasprojektit ja erilaiset yhteistyöjärjestelyt aiheuttavat Futuricelle jatkuvan uusien sopimusten virran.

Asiakas- ja yhteistyösopimusten osalta Futuricella oli perinteinen ongelma: sopimuksille ei ollut keskitettyä hallintajärjestelmää. Sopimukset olivat hajallaan eri toimipisteissä ja henkilökohtaisissa arkistoissa. Paperisopimuksia säilytettiin mapeissa, mikä teki tarvittavan tiedon löytämisestä nopeasti vaikeaa.

Futurice käynnisti hankkeen koko sopimusten elinkaarta koskevan prosessin uudistamisesta. Luotettavuuden ja teknisen toimivuuden lisäksi työkaluilta haettiin erityisesti helppokäyttöisyyttä – esimerkiksi myyjien aikaa ei haluttu uhrata vaivalloiseen metatietojen syöttämiseen.

Testasimme kattavasti markkinoilta löytyviä ratkaisuita. Arvioimme myös koko sopimusten elinkaaren kattavia kokonaisratkaisuja, mutta huomasimme niiden vaativan meiltä liikaa kompromisseja. Siksi päätimme palastella työkalutarpeen kahteen osaan: allekirjoitusta edeltävään ja sitä seuraavaan vaiheeseen. – Teemu Oksanen, General Counsel, Futurice

Ominaisuudet ja aktiivinen asenne kirittivät Aivanin loppusuoralle

Futuricen vertailussa Aivan.ai:n tekoälyyn perustuva sopimustenhallinta selvisi finalistien joukkoon. Lopussa vaa’an kallisti Aivanin puolelle ominaisuuksien lisäksi myös aktiivinen, asiakaskeskeinen toiminta.

Annoimme Aivanille palautetta meille tarpeellisista ominaisuuksista. Testijakson aikana yllätyimme positiivisesti, kun kaipaamiamme ominaisuuksia ilmaantui tuotteeseen ja kehityslistalle. Keskusteluyhteys oli hyvin auki. – Teemu Oksanen, General Counsel, Futurice

Aivanin sopimusratkaisu vastaa jatkossa Futuricen sopimusten säilyttämisestä. Varsinaista hallintapalvelua käyttävät eri toimipisteiden avainkäyttäjät ja tukipalveluiden, kuten talouden ja IT:n, edustajat.

Aivanin järjestelmä integroituu osaksi muita sopimusten elinkaaren hallinnan ratkaisuita.

Meille on tärkeää se, että ohjelmisto ei vaadi meitä muuttamaan prosessejamme, vaan se mukautuu osaksi meidän suosimiamme prosesseja. – Teemu Oksanen, General Counsel, Futurice

Käyttökokemus ja tulevaisuuden mahdollisuudet

Ennen Aivania Futuricen toimipisteissä oli käytössä Agreements-lokero, johon esimerkiksi myyjät pystyivät pudottamaan valmiin sopimuksen eteenpäin hoidettavaksi. Miten uusi järjestelmä voi entisestään parantaa tätä lähtökohtaa?

Jatkossa myyjät voivat arkistoida allekirjoitetut sopimukset ajasta ja paikasta riippumatta yksinkertaisesti lähettämällä ne liitetiedostoina tiettyyn sähköpostiosoitteeseen. Varsinainen arkistointityö tapahtuu tekoälyn toimesta automaattisesti.

Hallintapaneelin puolella Futuricella arvostetaan erityisesti Aivanin tehokasta hakutoimintoa ja selkeää käyttöliittymää, johon ei ole tungettu mitään ylimääräistä.

Jatkossa kaikki järjestelmään syötetyt sopimukset ja niistä tunnistettu metadata kerryttävät digitaalista sopimusmassaa.

Sopimussisältöjen saatavuus yhdisteltävänä datana avaa uusia mahdollisuuksia. Emme vielä täysin tiedä miten dataa tulemme hyödyntämään, mutta ohjelmistoammattilaisina ja Aivanin sparrauksen avulla keksimme takuulla jotain. – Teemu Oksanen, General Counsel, Futurice

Lue seuraavat asiakastarinat

Vincit

Aivanin sopimusarkisto yhdistyy saumattomasti Vincitin sähköiseen allekirjoitukseen

Lue lisää

Ota sopimukset haltuusi

Aivan.ai toimii mainiosti myös sähköisesti allekirjoitettujen sopimusten kanssa.

Aivan.ai tallentaa ja arkistoi kaikki sopimuksesi pilvipalveluun turvallisesti ja ilman vaivannäköä. Voit selailla sopimuksia ja löytää tietoja helposti, jakaa pääsyoikeuksia tiimillesi ja pysyä ajan tasalla automaattisten muistutusten ansiosta.

Säästä aikaa ja vaivaa

Muista tärkeät sopimuspäivät

Löydä yksityiskohdat nopeasti

Jaa pääsy tiimisi jäsenille

Nopea pilviasennus, ei erillistä IT-projektia